Skip to content

Selkeämpää sisällöntuotantoa ja sujuvampaa sisäistä viestintää: autoimme Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen uuden intranetin toteutuksessa

THL

THL:n vanhaan intranettiin oli vuosien varrella kertynyt yli 400 000 sivua. Autoimme uuden intranetin toteutuksessa, jonka avulla THL tehostaa sisällöntuotantoansa ja sisäistä viestintäänsä.

twoday-case-autoimme-Terveyden-ja-hyvinvoinnin-laitoksen-uuden-intranetin-toteutuksessa
twoday

"Meillä oli pitkään käytössä ollut intranet, johon oli vuosien varrella kertynyt yli 400 000 sivua. Halusimme karsia sisältöjä, järjestää ne uudelleen ja luoda uudenlaisen toimintamallin sisällöntuotantoon."

Terhi Seppälä, työyhteisöviestinnän asiantuntija, THL

Siirtyminen uuteen pilvipohjaiseen intranetiin – tavoitteena parantaa sisällönhallintaa ja tehostaa viestintää

Terveyden ja hyvinvoinnin laitos (THL) otti käyttöön uuden pilvipohjaisen intranetin sekä osasto- ja yksikkösivustot (26 kpl) helmikuussa 2024. Uusi intranet on toteutettu Microsoftin M365-pilveen, SharePoint Online -yhteistyöympäristöön. Projektin tavoitteena oli korvata vanha Confluence-pohjainen intranetkokonaisuus, jonka sisältö oli laajentunut hallitsemattomaksi ja oleellisen sisällön löytäminen oli vaikeaa.

THL:ssä uudistusta veti työyhteisöviestinnän asiantuntija Terhi Seppälä. 
 
"Meillä oli pitkään käytössä ollut intranet, johon oli vuosien varrella kertynyt yli 400 000 sivua. Wiki-pohjaista intranetiä saivat vapaasti päivittää kaikki, ja sitä käytettiin muistiinpanoalustana. Siksi intranetistä oli tullut sekava ja ajantasaisten ohjeiden löytämisestä vaikeaa. Halusimme karsia sisältöjä, järjestää ne uudelleen ja luoda uudenlaisen toimintamallin sisällöntuotantoon. Myös kustannussäästöt toki motivoivat”, Terhi kuvailee projektin lähtötilannetta.
 
Projektin aikataulu oli tiukka, sillä vanha alusta ei enää tukenut sisäisen viestinnän tarpeita. Lisäksi alustaan tulevien lisenssimuutosten johdosta uuden intran lanseeraukselle oli tarkka takaraja. Projekti toteutettiin yhteistyössä Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskuksen (Valtori) kanssa.

twoday

Projektin eteneminen

THL oli tehnyt konseptisuunnittelua toisen toimijan kanssa etukäteen.

twodayn kanssa projekti aloitettiin määrittelyvaiheella kesäkuussa 2023. Työpajoissa tarkoituksena oli kirkastaa intran ja osasto- ja yksikkösivustojen rooli, rakenne, sisällöt sekä tarvittavat toiminnallisuudet. Yhtenäisyyden ja osittain aikataulunkin takia osasto- ja yksikkösivustoille päädyttiin määrittelemään yhtenäinen sivustopohja, joka otettiin pohjaksi kaikille osasto- ja yksikkösivustoille.
 
Tiiviin määrittelyvaiheen jälkeen siirryttiin toteutusvaiheeseen, joka toteutettiin sprinttimallilla hyödyntäen ketterän kehityksen toimintatapoja. Toteutusvaiheen loppupuolella kaikki kokonaisuuden pääkäyttäjät ja sisällöntuottajat koulutettiin ja heidän työtään tuettiin sisällöntuotannon alkuvaiheessa. 
 
Projekti kokonaisuudessaan kesti noin 9 kuukautta. Sisällöntuotannolle uudella alustalla varattiin aikaa noin 3 kuukautta, mutta sisältöjen suunnittelu ja valmistelu oli aloitettu jo aiemmin. Kokonaisuus julkaistiin aikataulussa ja budjetissa helmikuussa 2024.
 
”Projektityö twodayn kanssa eteni jouhevasti ja oli helppo luottaa siihen, että sovitut asiat tosiaan etenevät”, Terhi kertoo. 

”Projektityö twodayn kanssa eteni jouhevasti ja oli helppo luottaa siihen, että sovitut asiat tosiaan etenevät."

Terhi Seppälä, työyhteisöviestinnän asiantuntija, THL

twoday

Lopputuloksena selkeästi roolitettu ja tiedon löytymistä tukeva intranetkokonaisuus

Toimivan kokonaisuuden kannalta oli keskeistä selkeä roolitus intran ja osasto- ja yksikkösivustojen käytön välillä. Projektissa linjattiin, että jatkossa intraan tulee vain koko organisaatiota koskeva ajankohtaisviestintä ja ohjeistukset, jolloin osasto- ja yksikkösivustot keskittyvät osasto- ja yksikkötasoisten tarpeiden tukemiseen. Tällä roolituksella pyrittiin varmistamaan, ettei intran sisältö enää tulevaisuudessa laajene hallitsemattomasti. 
 
Intrakokonaisuuden roolituksen lisäksi sisällöntuotannon toimintamalleja kirkastettiin ohjesisällön osalta. Ajankohtaissisältöjä uudelleen kategorisointiin ja tunnistetuille kokonaisuuksille tehtiin selkeät omat nostot etusivulle hyödyntämällä twodayn omia räätälöintejä.
 
Intran toiminnan osalta tiedon löydettävyys oli myös keskeinen kehitettävä kohde. Tätä parannettiin ottamalla käyttöön metatiedot sekä erilaisia sisällön etsimiseen keskittyviä hakukeskuksia. THL:n intrassa erilliset hakukeskukset toteutettiin tärkeimmille ja isoimmille sisältökokonaisuuksille eli uutisille ja ohjeille. Sisällön hallintaa tuettiin myös automaatioon pohjautuvalla elinkaarenhallinnan ratkaisulla. 
 
”Intra sekä osasto- ja yksikkösivustot ovat nyt olleet käytössämme reilut pari kuukautta. Uudistus on ollut meille iso kulttuurin muutos ja tuonut mukanaan paljon uutta opeteltavaa. Jo nyt on kuitenkin selvää, että moni asia on mennyt selvästi parempaan suuntaan entiseen nähden. Uudet sivustot palvelevat tarpeitamme oikein hyvin”, Terhi kertoo. 

"Uudet sivustot palvelevat tarpeitamme oikein hyvin.”

Terhi Seppälä, työyhteisöviestinnän asiantuntija, THL

twoday

twodayn ja Valtorin yhteistyöstä

twodayn ja Valtori ovat kumppaneita tuotteistetun Sivi-palvelun eli sisäisen viestinnän julkaisualustan tuottamisessa. THL:n intrakokonaisuus otettiin käyttöön Sivi-palveluna.


Organisaatiokuvaukset

Terveyden ja hyvinvoinnin laitos (THL) on itsenäinen valtion asiantuntija- ja tutkimuslaitos, joka edistää ihmisten hyvinvointia, terveyttä ja turvallisuutta.

twoday on täyden palvelun ratkaisukumppani, joka auttaa asiakkaitaan menestymään digitaalisessa muutoksessa muun muassa data- ja analytiikkaratkaisujen, tekoälyn, ohjelmistokehityksen, digitaalisten palveluiden sekä liiketoimintasovellusten avulla. twoday työllistää Suomessa 700 ja pohjoismaissa yhteensä lähes 3 000 asiantuntijaa. twodaylla on Suomessa satoja asiakkaita suurimmista yrityksistä ja julkiselta sektorilta, sekä lukematon määrä onnistuneita projekteja.

Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtori tuottaa valtionhallinnon toimialariippumattomat ICT-palvelut sekä korkean varautumisen ja turvallisuuden vaatimukset täyttäviä tieto- ja viestintäteknisiä palveluja ja integraatiopalveluja. Palvelutuotannossa Valtori yhdistää sekä omaa tuotantoa että markkinoilta hankittuja kumppanien palveluja.

Kiinnostuitko? Jätä yhteystietosi, niin olemme yhteydessä.

Arto Ignatius

Sales Executive, Microsoft Biz Apps

arto.ignatius@twoday.com

040 484 5446

Onnistumisia muiden asiakkaidemme kanssa

Puolessa vuodessa uusi intra käyttöön – autoimme Opetushallitusta parantamaan sisältöjen saavutettavuutta sekä löydettävyyttä

Opetushallitus (OPH) otti käyttöön uuden pilvipohjaisen intranetin toukokuussa 2024. Uusi intranet on toteutettu Microsoftin M365-pilveen, SharePoint Online -yhteistyöympäristöön.

Tuimme Geologian tutkimuskeskusta työtapojen ja työyhteisö­viestinnän muutosprojektissa

Autoimme Geologian tutkimuskeskusta (GTK) muutosprojektissa, jossa keskityttiin työtapojen ja Microsoft 365 -työkalujen käytön yhtenäistämiseen sekä työyhteisöviestinnän selkeyttämiseen.

Walki hyödyntää tekoälyä raportoinnin ja analytiikan tehostamiseen

Kun yhdistetään liiketoiminnan asiantuntemus ja tekoälyn voima, syntyy jotain ainutlaatuista. Pakkausteollisuuden edelläkävijäyritys Walki on ottanut merkittävän askeleen eteenpäin integroimalla generatiivisen tekoälyn Anaplan-alustaan. Tämä yhdistelmä nopeuttaa raporttien laatimista ja varmistaa ol...