Rahanpesulain tulkinta on haasteellista yrityksille, erityisesti finanssialalla, koska sen muotoilu on väljä. Yritykset joutuvat itse määrittelemään, miten lakia sovelletaan käytännössä – esimerkiksi minkä tyyppisiä tietoja kerätään asiakkailta ja milloin. Tulkintakysymyksillä on suuri merkitys, sillä toimiva Compliance, eli lakien, sääntöjen ja määräysten noudattaminen, on elintärkeää yrityksen maineen ja toimintaedellytysten kannalta.
Tulkintahaasteet korostuvat asiakkaan tuntemisen prosesseissa (KYC eli Know Your Customer), koska ne ovat keskeisiä rahanpesun estämisessä. Asiakkaan tuntemisen merkitys on kasvanut viime vuosikymmenen aikana, ja pandemia on tuonut lisähaasteita erityisesti digitaalisten ratkaisujen puutteiden myötä. Tämän vuoksi Compliance- ja KYC-tiimien merkitys ja tehtävien haasteet ovat kasvaneet.
Mitä Compliance- ja KYC-tiimien tulee ottaa huomioon rahanpesulain tulkinnassa ja soveltamisessa? Mitkä ovat olleet yleisiä haasteita? Entä mitä parhaita käytäntöjä löytyy?
Rahanpesulain monitulkintaisuus johtaa lomakeviidakkoon
Rahanpesulain monitulkintaisuus johtaa usein monimutkaisten lomakkeiden kehittämiseen. Yritykset joutuvat itse arvioimaan, mitä tietoja kerätään asiakkailta ja milloin. Tämä haaste ilmenee erityisesti KYC-prosesseissa, joissa tietojen keräämisen laajuus ja syvyys voivat vaihdella merkittävästi.
Yritykset joutuvat tasapainottelemaan lainsäädännöllisten vaatimusten, asiakaskokemuksen ja käytännön teknisen toteutuksen välillä. Monimutkaiset lomakkeet ovat yritysten tapa varmistaa, että ne varmasti täyttäisivät lainsäädännölliset vaatimukset, mutta samalla ne runtelevat asiakaskokemuksen. Oikean tasapainon löytäminen on haastavaa.
Asiantuntijoiden parhaat käytännöt KYC-prosessien sujuvoittamiseen
Kukaan ei kuitenkaan ole yksin asiakkaan tunnistamisen haasteiden edessä eikä kenenkään kannata keksiä pyörää uudelleen.
Rahanpesulain noudattamiseen liittyvät haasteet voidaan voittaa tehokkailla prosesseilla ja teknologioilla. On tärkeää määritellä prosessi, tehdä riskinarvioinnit, kerätä ja tarkistaa asiakastiedot, käyttää sopivaa teknologiaa ja seurata asiakkaiden toimintaa säännöllisesti.
Toimivat ja sujuvat KYC-lomakkeet ovat kivuttoman Compliance-osaamisen kulmakivi. Tässä asiantuntijoidemme kokoamassa listassa esitellään parhaita käytäntöjä, jotka auttavat yrityksiä sujuvoittamaan KYC-lomakkeiden täyttöä. Käytännöt perustuvat meidän asiantuntijoidemme laajaan kokemukseen ja monialaiseen osaamiseen suurten yritysten Compliance-asioiden käsittelyssä.
Näin sujuvoitat KYC-lomakkeiden täyttämistä:
- Tee lomakkeesta dynaaminen: Luo verkkolomake, joka poistaa tietyt asiakkaan näkökulmasta tarpeettomat kysymykset ja esittää kysymykset ymmärrettävässä muodossa. Dynaaminen lomake varmistaa, ettei esimerkiksi elinkeinonharjoittajilta kysytä yrityksen hallituksesta tai säätiöltä sen omistajista.
- Lomakkeen välitallennus ja vahva tunnistautuminen: Usein asiakkaalla ei ole heti saatavilla riittävää tietoa lomakkeen täyttämiseen. Tarjoa mahdollisuus välitallentaa lomake ja jatkaa täyttämistä myöhemmin vahvan tunnistautumisen kautta.
- Automatisoitu tietojen haku julkisista rekistereistä: Käytä automatisoitua tietojen hakua julkisista rekistereistä. Tällöin asiakkaan ei itse tarvitse täyttää perustietoja ja rekisterien tietojen avulla voit kohdistaa tiedot oikeaan työjonoon. Tämä myös helpottaa asiakkaan antamien tietojen vertaamista rekistereistä löytyviin sekä mahdollisten poikkeamien havaitsemisen.
- Kysy lisäselvitystä vaativia kohtia vain niiltä, joita ne koskevat: Tee lomakkeesta reaktiivinen niin, että se reagoi esimerkiksi ulkomaisiin verovelvollisuuksiin, nimenkirjoitusoikeuden puuttumisiin ja muihin kohtiin, joissa tarvitaan lisäselvitystä. Tarkasta myös, että puutosliputukset ovat relevantteja: turha liputus johtaa manuaaliseen työhön ja syö automaattisten lomakkeiden hyötyjä.
Tältä näyttävät KYC:n trendit ja tulevaisuus vuonna 2024
KYC:n kehitykseen vaikuttavat vahvasti teknologiset innovaatiot ja sääntelymuutokset. Automaattiset KYC-prosessit, jotka kattavat ulkoisen datan keruun ja työnkulun, toimivat kilpailuvaltteina etenkin suurille yrityksille. Sujuva KYC-prosessi parantaa asiakaskokemusta sekä antaa paremman ensivaikutelman uudelle asiakkaalle.
Automaattisen tietojenkeruun merkitys korostuu varsinkin, kun kyseessä on suuret asiakasmäärät. Esimerkiksi finanssisektorilla on huomattu, ettei tuhansien asiakkaiden tietoja kannata itse kerätä, vaan järkevämpää on turvautua ulkopuolisiin rekistereihin, joista voi automaattisesti hakea tarvittavat tiedot. KYC-ratkaisut, jotka kykenevät tähän, voittavat markkinoilla.
Tekoälyn odotetaan nousevan yhä suurempaan rooliin asiakkaan tunnistamisessa. Tekoälyn nousu nopeuttaa olemassa olevia prosesseja ja auttaa analyytikoita havaitsemaan riskejä tehokkaammin.
Globaalien sääntelymuutosten odotetaan vain lisääntyvän, joten yrityksen KYC-prosessien tulee olla myös riittävän joustavia ja ketteriä. Siksi yritysten tulee kyetä sopeutumaan nopeastikin muuttuviin vaatimuksiin, ja tässä avainasemassa on teknologian tehokas hyödyntäminen.
Yritykset ovat myös oppineet, ettei kaikkea tarvitse tehdä itse. Trendi KYC-prosessin ulkoistamisesta tulee siis jatkumaan vuonna 2024. Tällöin luotetaan asiantuntijan laaja-alaiseen kokemukseen ja korkeaan osaamiseen sekä kumppanin teknologiaan, jotta omat Compliance-vaatimukset täytetään tehokkaasti. Tätä hyödyntävät erityisesti pienemmät yritykset, jotka pyrkivät ketterämpään toimintaan.
Haluatko tehdä rahanpesulain noudattamisesta sujuvampaa ja tehokkaampaa, samalla kun takaat lainsäädännön vaatimusten täyttymisen? Meiltä löytyy valmiita ratkaisuja asiakkaan tunnistamisen automatisoinnille sekä asiantuntijuus ja kokemus parhaista käytännöistä.
Ota yhteyttä:
Paavo Tervonen, Sales Manager
paavo.tervonen@twoday.com
+358 50 543 7829