Kokonaiskuva haltuun
Hallintamallin avulla organisaatio pystyy hallitsemaan kokonaiskuvaa. Sen avulla varmistetaan, että jollain taholla organisaatiossa on hyvä yleiskäsitys siitä, mitä Office 365 -alustalla tapahtuu.
Teamsin hallintamalli koostuu pitkälti Teamsin Teamien, Office Groupsin ja SharePointin tiedon elinkaaren hallinnasta. Teamsin hallintamalli koskee toki vain osaa Office 365 -palveluista. Usein hallintamalleja tehdään myös esimerkiksi Power Appseille ja Power BI:lle.
Organisaatio pystyy luomaan mallin avulla selkeät prosessit siihen, miten esimerkiksi passiiviset tiimit arkistoituvat tai poistuvat käytöstä. Elinkaari itsessään tarkoittaa organisaatioille eri asioita. Yksi katsoo kalenteriaikaa, toinen viimeisimpiä aktiviteetteja, kolmas tiedon omistajuutta.
Elinkaarenhallinnan mallia pohdittaessa on tärkeä tunnistaa, mikä on organisaatiolle ajankohtaista ja tärkeää tietoa: mitä voidaan poistaa, mitä voidaan arkistoida ja missä vaiheessa. Näin vältytään yksittäisten ihmisten tekemältä manuaalityöltä ja saadaan koko organisaatiolle yhtenäinen tapa toimia. Poistaminen tai tiedon palauttaminen ei ole enää yksittäisen käyttäjän harkinnan tai pääsyn varassa. Lisäksi datan laatu paranee, kun vanha informaatio ei ole sekoittamassa hakutuloksia.
Elinkaarenhallinta ei ole uusi juttu
Aikoinaan verkkolevyjen elinkaarenhallintamallien tarve lähti liikkeelle IT:n kautta: rajatusta levykapasiteetista ja kalliista lisätilasta.
Nykyään kapasiteetti on rajaton. Teameja voi luoda organisaatiotasolla satojatuhansia ja Teamin taustalla oleviin SharePointin tiedostokirjastoihin voi dumpata tuhansittain tiedostoja maatumaan.
Nykyään tarpeet työtilojen elinkaaren hallintaan lähtevät liikkeelle loppukäyttäjän näkökulmasta. Tietoa on liikaa. Jos käyttäjä näkee kaikki mahdolliset Teamit ja tiedostot ja haku löytää PowerPointien luonnosversioita kolmen vuoden takaa, on keskittyminen olennaiseen vaikeaa. Organisaatio voi tässä omalta osaltaan auttaa työntekijöitä löytämään olennaisen tiedon ääreen poistamalla tai arkistoimalla vanhaa sisältöä.
Teamien luonti: vapaa kaaos vai tiukka prosessi?
Office 365:n oletusasetusten mukaan kuka tahansa organisaatiossa voi luoda uuden Teamin. Tämän ominaisuuden voi asetuksista myös rajoittaa vain tietylle käyttäjäryhmälle, esimerkiksi esimiehille tai IT-osastolle.
Vaikka modernissa pilvimaailmassa olisi hauska antaa kaikki valta loppukäyttäjille, miksi jonkinlainen hallittu luontiprosessi on kuitenkin hyvä olla olemassa?
Pienissä organisaatioissa teamien luomiseen liittyvät ohjeet, esimerkiksi nimeämiskäytännöt, voi ohjeistaa suullisesti tai paperilla. Isoissa organisaatioissa ohje ei enää riitä.
Monelle IT-päällikölle on tuttu tilanne lähteä kahlaamaan läpi pitkää listaa erilaisista yhden hengen teameista, testi-Teameista, ilman omistajaa olevista Teameista jne. Luontiprosessilla varmistetaan Teamien konfigurointien ja oletussisällön yhtenäisyys.
Automatisoitu luontiprosessi tähtää sekä käytön helppouteen että tiedon yhtenäisyyteen ja hallittavuuteen. Käyttäjä haluaa Teamin käyttöönsä heti ilman raskaita hyväksyntäketjuja. IT-osasto kaipaa tiettyä määrää omistajia, tiettyä tapaa nimetä Team tai tiettyä valmista mallipohjaa välilehtineen ja tiedostoineen.
Yhtenäiset tavat luoda ja järjestää Teamit ja niiden sisältö tukevat Office 365 -palvelun kehittämistä myös tulevaisuudessa, esimerkiksi mahdollisia migraatioita tai suuria organisaatiomuutoksia.